Antes de reportar, lee y autoriza

1. Marco legal aplicable

RISK360 es la herramienta institucional de Clinivida y Salud IPS para la identificación, reporte, seguimiento y tratamiento de riesgos. Su operación se sujeta al marco normativo colombiano vigente.

• Ley 1581 de 2012 y Decreto 1074 de 2015 (Régimen General de Protección de Datos Personales y Habeas Data).
• Ley 1266 de 2008 (Habeas Data financiero, cuando aplique).
• Ley 23 de 1981, Ley 1751 de 2015 y Resolución 1995 de 1999 (secreto profesional y manejo de la historia clínica).
• Circular Externa 004 de 2021 de la Superintendencia Nacional de Salud (Sistema Integrado de Gestión de Riesgos).
• Ley 1474 de 2011 y normas concordantes en materia de transparencia y prevención de la corrupción (PTEE).
• Circulares y normas SARLAFT / SICOF aplicables al sector salud.
• Ley 1712 de 2014 (transparencia y acceso a la información pública), en lo que resulte aplicable.

2. Finalidad del tratamiento de datos

Los datos personales recolectados en la plataforma se tratan de manera exclusiva para las siguientes finalidades:

• Registrar, clasificar, evaluar y hacer seguimiento a los riesgos y eventos reportados.
• Identificar al reportante para efectos de trazabilidad, verificación y retroalimentación.
• Elaborar indicadores, informes de gestión y reportes a entes de control y vigilancia.
• Adoptar planes de acción, controles y medidas correctivas o preventivas.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales, regulatorias y requerimientos de autoridades competentes.

3. Datos que se recolectan

La plataforma recolecta datos de identificación y contacto laboral del usuario (nombre, correo institucional, cargo y área), así como la información que voluntariamente incluya en cada reporte, incluidos los registros de auditoría de fecha, hora y acciones realizadas.

El usuario se obliga a NO incluir datos sensibles ni datos de salud identificables de pacientes en los campos de texto libre. Cuando el reporte se relacione con un paciente, deberá referenciarse mediante el número de historia clínica o el identificador interno del proceso, sin transcribir información clínica innecesaria. El tratamiento de datos sensibles, cuando resulte indispensable, se realiza bajo reserva, con acceso restringido y en virtud de las obligaciones legales de la institución.

4. Derechos del titular

Como titular de datos personales usted tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, solicitar prueba de la autorización otorgada, ser informado sobre el uso dado a sus datos, presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio y revocar la autorización cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.

Para ejercer estos derechos puede escribir a habeasdata@clinivida.com (Oficina de Gestión de Riesgos y Protección de Datos). Las consultas se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles y los reclamos en quince (15) días hábiles, prorrogables conforme a la ley.

6. Confidencialidad y reserva

Toda la información contenida en la plataforma es de carácter confidencial y de uso interno. El usuario se obliga a mantener reserva sobre los reportes, resultados, indicadores y documentos a los que acceda, y a no divulgarlos, copiarlos ni reproducirlos por fuera de los canales institucionales autorizados.

Las credenciales de acceso son personales e intransferibles. El usuario responde por todas las actuaciones realizadas con su cuenta. La violación de la reserva puede constituir falta disciplinaria y dar lugar a las acciones laborales, civiles y penales que correspondan, incluidas las previstas en la Ley 1273 de 2009 sobre protección de la información y de los datos.

7. Tratamiento de datos y consentimiento

Clinivida y Salud IPS, en su calidad de responsable del tratamiento, recolecta y trata los datos personales de los usuarios de RISK360 con base en la autorización previa, expresa e informada que se solicita al momento de la creación de la cuenta o del primer ingreso, conforme al artículo 9 de la Ley 1581 de 2012.

El consentimiento se obtiene de manera única, salvo que se realice una actualización sustancial de este documento. Su registro incluye la versión aceptada, la fecha y hora exacta, el correo institucional y el identificador del usuario, generando una evidencia técnica y jurídica de la autorización otorgada.

El usuario podrá consultar, actualizar, rectificar o suprimir sus datos, así como revocar parcial o totalmente la autorización, siempre que no exista un deber legal o contractual que lo impida. Para ejercer estos derechos debe escribir a habeasdata@clinivida.com (Oficina de Gestión de Riesgos y Protección de Datos).

• Finalidad: gestión integral de riesgos, trazabilidad de reportes, elaboración de indicadores y cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias.
• Datos tratados: nombre completo, documento de identidad, correo institucional, cargo, área, teléfono, registros de auditoría y la información contenida en cada reporte.
• Base legal: Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015, Ley 1266 de 2008, Ley 1273 de 2009 y normas sectoriales de salud.
• Responsable: Clinivida y Salud IPS, Oficina de Gestión de Riesgos y Protección de Datos.
• Vigencia: la autorización permanece vigente mientras se requiera para las finalidades descritas o hasta que el usuario la revoque de manera formal.

8. Veracidad del reporte y responsabilidad

El usuario declara que la información que registre es veraz, completa, exacta y actualizada, y que corresponde a hechos de los que tiene conocimiento directo o indicio razonable. El reporte de buena fe no genera consecuencia adversa alguna para quien reporta.

El reporte deliberadamente falso, temerario, injurioso o realizado con el fin de causar daño a la institución o a un tercero podrá dar lugar a investigación disciplinaria y a las acciones jurídicas correspondientes. Clinivida y Salud IPS no se hace responsable por el contenido que el usuario incluya de manera indebida en los campos de texto libre.